Tento dokument vypracovala obecně prospěšná společnost WOMEN FOR WOMEN, o.p.s. IČ: 24231509, se sídlem: Vlastislavova 152, 140 00 Praha 4 – Nusle (dále jen „W4W“) zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl O, vložka 1003, za účelem poskytnutí kompletních informací o způsobech a podmínkách zpracování osobních údajů společností. Tento dokument slouží pro Vaši lepší orientaci v problematice ochrany osobních údajů a představuje nástroj pro snadné uplatnění Vašich práv a řešení Vašich požadavků.

    •    Právní rámec zpracování
W4W zpracovává Vaše osobní údaje vždy a výhradně v souladu s platnou legislativou, tedy zákonem č. 110/2019 Sb., o ochraně osobních údajů v platném znění a Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 (Nařízení GDPR). W4W klade na bezpečnost zpracování a ochranu Vašich osobních údajů zvláštní důraz, ochrana Vašich osobních údajů je pro nás absolutní prioritou.

W4W je povinna se při výkonu své podnikatelské činnosti řídit nad rámec zákona č. 110/2019 Sb., resp. Nařízení GDPR, také především těmito právními předpisy, které také stanoví povinnosti s dosahem do oblasti zpracování osobních údajů a jsou pro společnost W4W závazné:

    •    zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů
    •    zák. č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů
    •    zák. č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů
    •    zák. č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů
    •    zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů
    •    zák. č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů
    •    zák. č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, ve znění pozdějších předpisů
    •    případně právními předpisy tyto doplňující, měnící nebo nahrazující

W4W podléhá dozoru Úřadu pro ochranu osobních údajů České republiky, ke kterému můžete v případě, že nebudete spokojeni s postupy W4W při uplatnění Vašich práv, resp. při zpracování Vašich osobních údajů podat stížnost.

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7   

    •    Kdo údaje zpracovává
Správcem Vašich osobních údajů je obecně prospěšná společnost WOMEN FOR WOMEN, o.p.s. IČ: 24231509, se sídlem: Vlastislavova 152, 140 00 Praha 4 – Nusle, zapsaná v obchodním rejstříku u Městského soudu v Praze, oddíl O, vložka 1003 (dále též jako „W4W“). Vůči tomuto správci tak můžete uplatňovat veškerá Vaše práva a vůči němu směřovat Vaše dotazy.

W4W zpracovává Vaše osobní údaje prostřednictvím svých k tomu pověřených zaměstnanců a vybraných spolupracovníků, přičemž vždy platí, že tyto osoby:

    •    jsou důkladně vybírány a prověřovány, jsou bezúhonné a k zajištění řádné ochrany Vašich osobních údajů způsobilé,
    •    jsou vázány povinností mlčenlivosti pod přísnými sankcemi,
    •    jsou vázány přísnými pravidly zpracování a zároveň jsou povinny samy zajišťovat veškeré bezpečnostní standardy, které jim W4W určuje a které pravidelně kontroluje,
    •    zpracovávají vždy pouze takový rozsah Vašich osobních údajů, který je pro plnění daného úkonu zpracování nezbytný, a to pouze po nezbytně nutnou dobu,
    •    Vaše osobní údaje zpracovávají vždy pouze v bezpečném prostředí informačního systému W4W na zabezpečených prostředcích výpočetní techniky,
    •    jsou povinny veškeré činnosti zpracování osobních údajů důsledně zaznamenávat,
    •    podléhají pravidelné a soustavné kontrole plnění povinností při zpracování a dodržování bezpečnostních standardů W4W.

    •    Pověřenec pro ochranu osobních údajů 
W4W jmenoval v souladu s Nařízením GDPR pověřence pro ochranu osobních údajů, kterým je Mgr. Kristýna Černá, se sídlem Vlastislavova 152/4, Praha 4, email: legal@prague-lofts.cz

    •    Jaké osobní údaje W4W zpracovává
W4W v souladu s příslušnými právními předpisy zpracovává výhradně takové osobní údaje, které ji ukládá příslušný právní předpis a takové údaje, které jsou nezbytné pro výkon obecně prospěšné činnosti W4W, tedy výhradně údaje, které jsou nezbytné pro Vaši účast v programech W4W, popřípadě pro rozhodnutí o Vašem zařazení do některého z programů W4W. W4W dále zpracovává osobní údaje svých zaměstnanců, spolupracovníků a třetích osob, které jsou nezbytné pro řádné plnění povinností W4W dle příslušných právních předpisů a konkrétní smlouvy (pracovní, o spolupráci, o poradenství atd.). Za tímto účelem W4W zpracovává tyto kategorie údajů:

    •    identifikační údaje – osobní údaje sloužící k Vaší identifikaci (jméno, příjmení, rodné příjmení, titul, rodné číslo, datum narození, číslo dokladu totožnosti, IČ apod.),
    •    kontaktní údaje – osobní údaje sloužící k zajištění kontaktu s Vámi (adresa trvalého pobytu, korespondenční adresa, telefonní číslo, e-mailová adresa),
    •    údaje o Vaší rodinné a sociální situaci – rodinný a zdravotní stav, sociální poměry, zaměstnání, pobírání dávek sociálního zabezpečení, Vaše stávající bytové podmínky apod.
    •    osobní údaje zaměstnanců, spolupracovníků a třetích osob – W4W zpracovává osobní údaje těchto osob v rozsahu, který jí ukládají příslušné právní předpisy, nebo v rozsahu nezbytném pro výkon práv a povinností dle příslušného smluvního dokumentu, včetně údajů o zdravotním stavu zaměstnanců (např. údaje o pracovní neschopnosti, pracovních úrazech, apod.).

Osobní údaje uvedené výše je W4W povinna zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, neboť jejich zpracování W4W ukládají příslušné právní předpisy, případně je W4W oprávněna tyto zpracovávat v souvislosti s plněním smluvní povinnosti či na základě oprávněného zájmu (viz dále). I nadále ale platí, že je výhradně na Vás, zda W4W Vaše osobní údaje poskytnete či nikoliv. V případě, že ale osobní údaje v požadovaném rozsahu neposkytnete, může nastat některá z následujících situací. W4W:

    •    nesmí poskytnout danou službu, stanoví-li tak zvláštní předpis nebo
    •    je oprávněna nezařadit Vás do programu, resp. neuzavřít smlouvu o účasti v programu nebo jinou smlouvu, nebo Vám oběcně prospěšnou službu neposkytnout.

    •    Osobní údaje pro marketingovou činnost W4W – osobní údaje, které W4W zpracovává za účelem marketingové činnosti, zejména zasílání obchodních sdělení či reklamy (jméno, příjmení, telefonní číslo, e-mailová adresa, korespondenční adresa),
    •    fotografie/videa – jedná se o fotografie/videa z akcí pořádaných W4W, k jejichž pořízení je nutný samostatný souhlas, fotografie a videa mohou být využity v rámci marketingové propagace W4W, a to jejich zveřejněním na sociálních sítích, v internetových prezentacích W4W, v letácích apod.

Osobní údaje uvedené výše je W4W oprávněna zpracovávat pouze s Vaším souhlasem, a to vždy po nezbytně nutnou dobu, nejdéle však po dobu trvání takového souhlasu. Udělení souhlasu se zpracováním je zcela dobrovolné. Výše uvedené platí s výjimkou pro zasílání obchodních sdělení e-mailem, které je možné ve vztahu ke klientům W4W v souladu s § 7 z. č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zasílat též bez předchozího výslovného souhlasu a to až do doby, kdy subjekt údajů vysloví s takovým zasíláním nesouhlas.

W4W zpracovává osobní údaje vždy pouze v rozsahu nezbytném pro splnění daného účelu, osobní údaje získané za jedním účelem nesmí použít pro jiný účel, nejsou-li tyto účely vzájemně slučitelné.

W4W zpracovává zpravidla jen takové osobní údaje, které jste jí poskytli.

    •    Za jakým účelem W4W osobní údaje zpracovává
W4W zpracovává Vaše osobní údaje za těmito účely:

    •    výkon vlastní obecně prospěšné činnosti spočívající v poskytování obecně prospěšných služeb v rámci jednotlivých programů či projektů W4W,
    •    plnění zákonných povinností,
    •    plnění smluvních povinností,
    •    ochrana osob, majetku, dat, obchodního tajemství a oprávněných zájmů osob, včetně řádné identifikace a autentizace jednajících osob,
    •    určení, výkon a obhajoba právních nároků W4W,

za účely uvedenými pod písm. a) až e) je W4W oprávněna zpracovávat Vaše osobní údaje v souladu s Nařízením GDPR případně i bez Vašeho souhlasu.

    •    Marketingové akce a propagační činnost W4W – zasílání marketingových nabídek, reklamy, akce W4W, akce sloužící ke zvýšení povědomí o W4W a podpora a rozvoj W4W, propagace v rámci internetového prostředí,
    •    případně další účely.

Za účely uvedenými pod písm. f) a g) zpracovává W4W osobní údaje výhradně s Vaším souhlasem. Výše uvedené platí s výjimkou pro zasílání obchodních sdělení e-mailem, které je možné ve vztahu ke klientům W4W v souladu s § 7 z. č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zasílat též bez předchozího výslovného souhlasu a to až do doby, kdy subjekt údajů vysloví s takovým zasíláním nesouhlas.

W4W je oprávněna osobní údaje zpracovávat vždy také (je-li to v daném případě relevantní) za účelem určení, výkonu a obhajoby vlastních právních nároků, a to i přes to, že osobní údaje byly získány za jiným účelem. Takto je W4W oprávněna postupovat, jestliže původní účel a účel obhajoby právních nároků spolu jakkoliv souvisí, resp. na sebe navazují.

    •    Na jakém právním základě a po jakou dobu W4W osobní údaje zpracovává
W4W zpracovává osobní údaje ve smyslu čl. 6, případně čl. 9 Nařízení GDPR na těchto právních základech:

    •    souhlas subjektu údajů - na tomto právním základě jsou zpracovávány osobní údaje tehdy, neexistuje-li (není-li možné uplatnit) jiný právní základ zpracování, a to vždy po dobu trvání účelu, pro který byly osobní údaje získány, nejdéle však do odvolání souhlasu, přičemž platí, že v těchto případech zpracování máte vždy právo svůj souhlas odvolat (způsoby odvolání souhlasu jsou uvedeny dále),
    •    plnění smluvní povinnosti - byla – li mezi Vámi a W4W uzavřena smlouva, jíž jste Vy i W4W smluvní stranou, je W4W oprávněna zpracovávat osobní údaje, které získala při plnění smlouvy, resp. které jsou pro výkon práv a povinností ze smlouvy nezbytné, a to po dobu trvání příslušné smlouvy,
    •    plnění právní povinnosti – W4W je povinna zpracovávat vybrané osobní údaje, pokud ji takovou povinnost stanoví příslušný právní předpis, a to po dobu stanovenou v příslušném právním předpisu. Pro činnost W4W jsou ve vztahu ke zpracování osobních údajů relevantní zejména tyto právní předpisy:
    •    zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů,
    •    zák. č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů,
    •    zák. č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů,
    •    zák. č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů,
    •    zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,
    •    zák. č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, ve znění pozdějších předpisů
    •    zák. č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, ve znění pozdějších předpisů
    •    případně právní předpisy tyto doplňující, měnící nebo nahrazující,
    •    oprávněný zájem W4W – v takovém případě  W4W zpracovává osobní údaje po dobu trvání jeho oprávněného zájmu. V případě, že uplatníte námitku proti takovému zpracování odůvodněnou Vaší individuální situací a této námitce po řádném posouzení W4W vyhoví, pak je W4W povinna ukončit dané zpracování.

Oprávněnými zájmy W4W se rozumí zejména oprávněný zájem:
    •    na výkonu vlastní obecně prospěšné činnosti,
    •    na určení, výkonu a obhajobě právních nároků W4W, v tomto případě dochází k omezení rozsahu zpracovávaných osobních údajů na nezbytné minimum a dalšímu omezení přístupu k osobním údajům pouze vymezeným osobám (typicky byla-li mezi Vámi a W4W uzavřena smlouva, jíž jste Vy i W4W smluvní stranou, zpracovává W4W některé osobní údaje získané při činnostech dle takové smlouvy i po jejím ukončení, neboť právě po jejím ukončení můžete Vy i W4W uplatňovat v zákonných promlčecích lhůtách své nároky),
    •    na ochraně osob, majetku, dat a oprávněných zájmů osob včetně zájmu na řádné identifikaci a autentizaci jednajících osob.

Každý osobní údaj může být zpracováván na základě více právních základů. Každý osobní údaj může být zpracováván, pokud existuje alespoň jeden právní základ pro jeho zpracování. Odpadne-li poslední právní základ pro zpracování daného osobního údaje, musí být osobní údaj řádně zlikvidován.

    •    Komu mohou být osobní údaje předány
W4W je oprávněna osobní údaje poskytnout těmto subjektům:
    •    státním orgánům a dalším subjektům v rámci plnění zákonné povinnosti ve smyslu příslušných právních předpisů (např. zák.č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů, zák.č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů, zák.č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů apod.),
    •    zpracovatelům osobních údajů na základě písemné smlouvy o zpracování osobních údajů a poskytnutí dostatečných technických a organizačních záruk k ochraně osobních údajů (např. poskytovatelé IT služeb, účetní apod.),
    •    zaměstnancům či dalším osobám v obdobném smluvním vztahu k W4W za účelem plnění jejich pracovních povinností jménem W4W,
    •    dalším subjektům, je-li to nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků W4W (např. soudy, exekutoři, advokáti apod.),
    •    se souhlasem subjektu údajů dalším osobám,

přičemž vždy platí, že osobní údaje jsou výše uvedeným příjemcům poskytovány pouze v rozsahu nezbytném pro stanovený účel a po nezbytnou dobu.

    •    Zásady bezpečnosti osobních údajů
W4W důsledně dbá na dodržování všech bezpečnostních a organizačních opatření, které za účelem ochrany osobních údajů zavedla.

W4W pravidelně a důsledně kontroluje dodržování bezpečnostních a organizačních opatření k zajištění ochrany osobních údajů, pravidelně vyhodnocuje zjištěné skutečnosti a svá bezpečnostní a organizační opatření dle potřeby aktualizuje.

Osobní údaje jsou zpracovávány výhradně k tomu pověřenými osobami, které W4W důsledně prověřuje jak před zahájením zpracování, tak v jeho průběhu. Všechny osoby, které mají přístup k osobním údajům, jsou vázány povinností mlčenlivosti pod přísnými sankcemi.

    •    Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit
Čl. 15 – 22 Nařízení GDPR vymezuje práva, která můžete vůči W4W uplatnit.  Pro usnadnění výkonu Vašich práv vytvořila W4W jednoduchý formulář, který je dostupný zde. Prosíme, používejte vždy tento formulář, předejdete tím zbytečnému prodlužování celého procesu uplatnění práv a případným dalším možným komplikacím.

Vyplněný a podepsaný formulář zasílejte, prosím, na adresu:

WOMEN FOR WOMEN, o.p.s
Vlastislavova 152
140 00 Praha 4 - Nusle

Podepsaný a vyplněný formulář NEDOPORUČUJEME z důvodu ochrany Vašich osobních údajů zasílat prostřednictvím nešifrované e-mailové zprávy.

Máte možnost uplatit dle Vašeho uvážení tato práva:

    •    právo na přístup k osobním údajům – W4W Vám poskytne výpis (potvrzení) o osobních údajích zpracovávaných o Vaší osobě v rozsahu dle čl. 15 Nařízení GDPR na základě žádosti (formuláře) s Vaším úředně ověřeným podpisem,
    •    právo na opravu nepřesných osobních údajů – zjistíte-li, že o Vás W4W zpracovává nepřesné či neaktuální osobní údaje, je W4W povinna bez zbytečného odkladu poté, co o tom bude vyrozuměna, provést opravu nepřesných osobních údajů, provádí se na základě písemné žádosti (formuláře),
    •    právo na výmaz – v případech stanovených v čl. 17 Nařízení GDPR W4W vymaže zpracovávané osobní údaje (jde zejména o případy, kdy byste odvolali souhlas se zpracováním a neexistuje jiný právní základ pro takové zpracování, kdy byste uplatnili námitku proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody W4W pro zpracování, kdy osobní údaje již nejsou potřebné pro dané účely,…), provádí se na základě písemné žádosti (formuláře) nebo automaticky, nejsou-li již osobní údaje potřebné pro daný účel zpracování,
    •    právo na omezení zpracování – po dobu, než W4W posoudí oprávněnost Vaší námitky proti zpracování nebo po dobu, než W4W ověří přesnost osobních údajů tam, kde jejich přesnost popíráte, anebo v případě, že zpracování je protiprávní a odmítáte výmaz a místo toho žádáte o omezení použití, omezí W4W přechodně zpracování osobních údajů. Provádí se na základě písemné žádosti (formuláře), pokud žádáte omezení, nebo automaticky v případě uplatnění práva na námitku či opravu,
    •    právo na přenositelnost – je-li zpracování konkrétních osobních údajů založeno na souhlasu nebo na smlouvě a je-li zároveň prováděno automatizovaně, máte právo získat a předat jinému správci osobní údaje, které se Vás týkají. Provádí se na základě písemné žádosti (formuláře) s Vaším úředně ověřeným podpisem,
    •    právo vznést individuální námitku – je-li zpracování založeno na základě oprávněného zájmu W4W, máte právo vznést z důvodů týkajících se Vaší konkrétní situace námitku proti takovému zpracování. Námitka bude W4W důkladně posouzena. Námitce bude vyhověno, převažuje-li Váš individuální zájem nad oprávněnými zájmy W4W. Provádí se na základě písemné žádosti (formuláře),
    •    právo vznést absolutní námitku proti přímému marketingu – jsou-li osobní údaje zpracovávány za účelem přímého marketingu, můžete vznést absolutní námitku. Na rozdíl od individuální námitky dle písm. f) tohoto článku se tato námitka neposuzuje, ale automaticky dochází k ukončení zpracování pro tyto účely. Provádí se na základě písemné žádosti (formuláře), nebo kliknutím na odkaz uvedený přímo v konkrétní elektronické marketingové zprávě,
    •    právo odvolat souhlas se zpracováním  - udělili-li jste W4W souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů je možné jej odvolat buď jako celek nebo pro jednotlivé účely zpracování. W4W nebude nadále zpracovávat osobní údaje, k jejichž zpracování byl souhlas odvolán, nemá-li k tomu jiný právní základ zpracování. Souhlas lze odvolat elektronicky na e-mailové adrese info@w4w.cz ,  nebo písemně prostřednictvím pošty na adresu sídla společnosti WOMEN FOR WOMEN o.p.s., Vlastislavova 152, 140 00 Praha 4 - Nusle.
    •    Právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo – toto právo se neuplatňuje, W4W neprovádí žádné automatizované rozhodování, které by pro Vás mělo právní nebo obdobné účinky.

Ve všech výše uvedených případech Vám W4W bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 1 měsíce od obdržení Vaší žádosti poskytne informace o tom, jak byla Vaše žádost vyřešena. Lhůtu lze s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další 2 měsíce.

V případech, kdy jsou žádosti zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené, zejména protože se opakují, může W4W odmítnout žádosti vyhovět nebo uložit za zpracování žádosti administrativní poplatek zohledňující náklady spojené s poskytnutím informací.

Nesouhlasíte-li s postupem W4W při řešení či ochraně Vašich práv, nebo při zpracování Vašich osobních údajů, případně máte-li jiné poznatky či připomínky, můžete využít pro tyto účely e-mailovou adresu info@w4w.cz , kam nám můžete Vaše připomínky zaslat. Každou Vaší připomínkou se budeme zabývat.